5W1Hの活用

普段の業務を進めると、「5W1Hが重要だ!」という話を、報告や会議、設計のレビューなど、いろいろな場面で体験したり、耳にします。 具体的な場面を想像し、行動を振り返りながらお読みください。

5W1Hとは?

誰が何をいつどこでどんな目的でどのようにするのか?

No. 5W1H 意味 目的
1 Who 誰が? ステークホルダーを特定する。
2 What 何を? 目標を明確にする。
3 When いつ? 時間を明確にする。
4 Where どこで? 場所を明確にする。
5 Why なぜ? 目的を明確にする。
6 How どのように 手段を明確にする。

具体例

(1) 設計書の内容を確認する打合せ(レビュー)の目的をはっきりさせて効果を得るための5W1Hの活用例

No. 5W1H 意味 目的 具体例では?
1 Who 誰が? ステークホルダーを特定する。 リーダー、アーキテクト、仕様統括
2 What 何を? 認識齟齬、間違いを見つけて、設計書の内容を確認する。
3 When いつ? 時間を明確にする。 5/16の16:00~17:00
4 Where どこで? 場所を明確にする。 会議室A(4人用)
5 Why なぜ? 目的を明確にする。 仕様面と技術面、プロジェクトの状況を反映させるための、設計書のレビューをおこなう為。
6 How どのように 手段を明確にする。 対面の口頭によるレビューをおこなう。

上記のように5W1Hを明らかにした会議は、きっと、主催者はレビューをおこなえる事前準備をしっかりおこない、各レビューアが設計書を目的に即した指摘をおこない、時間通りに開始し、また、終了させることができる可能性が高い為、費用対効果のある会議となります。

打合せを開催するときには是非、5W1Hを活用してください。

(2) リーダーへの進捗報告での5W1H活用例

No. 5W1H 意味 目的 具体例では?
1 Who 誰が? ステークホルダーを特定する。 メンバー(からリーダーへ)
2 What 何を? 日時で状況を報告する。
3 When いつ? 時間を明確にする。 5/16の業務終了時
4 Where どこで? 場所を明確にする。 作業場所
5 Why なぜ? 目的を明確にする。 状況を正しく報告し、目標に向かって最適な業務をおこなうため。
6 How どのように 手段を明確にする。 メールによる日時報告。